Comparta de forma Segura y En Línea los Documentos
Usted mantiene su información en varios formatos: correos electrónicos, documentos, hojas de cálculo, presentaciones, entre otros. Con la funcionalidad de compartir documentos de HyperOffice, lo que antes se dispersaba en diferentes computadoras y aparatos, ahora es muy sencillo de encontrar en un mismo lugar.
Una Forma Fácil de Mantener el Rastro de sus Archivos
Cuando usted archiva sus documentos en un lugar céntrico y en línea, la información que antes estaba contenida en cada computadora personal, ahora está disponible para ser utilizada por los miembros de su equipo de trabajo en el momento en que la necesiten.
• Acceda a sus documentos en cualquier momento, desde cualquier lugar
Utilice cualquier equipo con Internet para acceder a su cuenta. Organice sus archivos en un mismo lugar utilizando únicamente un navegador Web.
• Organice su información intuitivamente
Gestione sus archivos en carpetas de la misma forma que lo hace en su computadora.
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Mueva varios archivos a la vez
Mueva varias carpetas y archivos una y otra vez entre HyperOffice y el escritorio de su Computador utilizando HyperOffice HyperDrive.
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Utilice las carpetas web para encontrar más rápido los documentos
A través de HyperDrive y sus carpetas web en su computador, Usted puede extender su búsqueda de documentos de su PC hacia los archivos y carpetas compartidas en HyperOffice.
•Búsqueda por texto
Encuentre los archivos que requiere a través de las poderosas funciones de búsqueda web.
•
Auditoría de Archivos
Controle la versión de los documentos. Tenga una auditoría de las acciones realizadas por los usuarios sobre archivos y carpetas.
• Evite que la información se desactualice
Tome ventaja del registro y salida de los usuarios. Limite el uso de cualquier archivo o carpeta a un solo usuario a la vez con el fin de garantizar que sus archivos siempre contienen información actualizada.
• Mantenga restringida la información sensible
Aproveche el poder de los grupos y perfiles de HyperOffice para lograr que únicamente los empleados autorizados tengan acceso a ciertos documentos.
Especifique a través de los grupos, qué documentos deben tener a disposición los empleados o los asesores.
Logre un control al detalle asignando miembros de grupos a diferentes perfiles como gerente o colaborador con el fin de asegurar aón más sus documentos.
• Configuración de Alertas
Reciba alertas cuando alguien agrega, cambia modifica o borra un archivo o carpeta. Escoja la manera en como quiere ser notificado – alerta en su escritorio, mensaje de correo electrónico, aviso de Microsot Outlook o una ventana emergente (pop up) de HyperOffice.
• Mantenga su buzón de entrada limpio
Reduzca 1/3 del volumen de su correo electrónico. Mediante una solución a su alcance de manejo de documentos como HyperOffice Shared Documents, no es necesario adjuntar documentos al correo electrónico.
Configure fácilmente su portal y:
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Decida si es un portal para intranet o extranet
• Cree grupos como “Empleados” y “Asesores” y agréguelos al portal
• Asigne qué carpetas y documentos puede acceder cada grupo
Para parametrizar aún más el portal:
• Cree perfiles como “Gerencia” o “Colaboradores”
• Especifique cuáles herramientas de HyperOffice pueden utilizar, como por ejemplo, Correo Electrónico o Documentos Compartidos
• Mueva los individuos apropiados de cada grupo a estos perfiles
Ahora puede controlar fácilmente los documentos que cada persona puede ver y cuáles herramientas tiene a su disposición como por ejemplo Documentos Compartidos, Calendarios, Proyectos y Tareas, etc.
Cada quien tiene un espacio de trabajo adaptado a su rol y Usted está ya listo para obtener lo mejor de compartir documentos.
Digamos que Usted está trabajando con un equipo en un proyecto. Se intercambian correos electrónicos, llevan a cabo reuniones, toman notas, actualizan el estado del proyecto y sus tareas, así como crean nuevos documentos y modifican los documentos existentes.
Así pues, ¿cómo puede lograr que cada quien sea más productivo? Todos los miembros del equipo pueden vincular estos elementos a cualquier otro, de forma tal que todo el material se encuentra oportunamente en un solo lugar.
Vincule una hoja de cálculo a una reunión agendada en su Calendario Compartido. Vincule un proyecto y el estado de sus tareas a una reunión agendada.
Todo lo que se ahorra, comparado con enviar y compartir documentos adjuntados a su correo electrónico.
• Tiempo que se debe invertir en colocar la información en el formato que todos puedan ver
• Tiempo de seguimiento cuando los empleados no leen el mensaje o no le dan una adecuada atención
A través de HyperOffice Shared Documents, tiene todo el poder y la flexibilidad que requiere para colaborar como una empresa de clase mundial.
